מרכזיה בענן

טכנולוגית מחשוב ענן

מרכזיה בענן מבוססת על טכנולוגית מחשוב בענן, כדי להבין מה זה מרכזיה בענן נבין באיזו טכנולוגיה מדובר. ענן הוא ביטוי לרשת אינטרנט שבה נמצאים נתונים המאוחסנים במשאבים וירטואליים המופעלים על ידי יחידות קצה מרוחקות. חברות רבות משתמשות בטכנולוגיה זו כדי לחסוך משאבים בארגון. שימוש בטכנולוגית ענן מאפשר לחסוך בהחזקת שרתים ומערכות מחשוב יקרות לפתח ולנהל אותם. במקום זה נעזרים בשירותי חברה שפיתחה תשתיות המאפשרות למשתמשים לקבל שירותי אחסון נתונים בצורה בטוחה ויעילה. מעבר לחסכון בעלויות הטכנולוגיה מאפשרת לגבות נתונים ולהוריד עומס משרתי החברה.

מהי מרכזיה בענן?

מרכזיה בענן קרויה גם טלפוניית IP והיא כאמור מבוססת על טכנולוגית מחשוב בענן. כאשר הנתונים שעוברים דרך מרכזיה בענן מועברים דרך הרשת האינטרנטית לחוות שרתים חיצונית במקום להעמיס על שרתי החברה. אל כל הנתונים ניתן לגשת בכל זמן שמבקשים. מרכזיה בענן היא מרכזיה וירטואלית המחליפה את קווי התקשורת הוותיקים המותקנים במשרדים. באמצעות מרכזיה בענן כל טלפון מחובר לרשת האינטרנט המהיר ולכן השלוחות יכולות להיות בכל מקום שמבקשים. המרכזיה מנווטת את השלוחות בין המחלקות השונות, העובדים לא חייבים להיות במשרד כדי לקבל את השיחות, כולם יכולים לענות לכל שיחה מכל מקום. מרכזיה בענן תומכת בציודי קצה שונים כדוגמת טלפונים ניידים חכמים, פקסים, אפליקציות ועוד.

יתרונות מרכזיה בענן

חסכון משמעותי בעלויות- מרכזיה שמותקנת במשרדי החברה ומושתתת על שרתיה דורשת תחזוקה רבה: רכישת ציוד יקר, חיבור קווי, התקנת ארונות תקשורת, שדרוג ועדכון מדי תקופה, אנשי צוות שיטפלו בתקלות ומגוון מערכות תומכות להקלטה וניהול שיחות. מרכזיה בענן אינה דורשת הוצאות ותחזוקה מעבר לתשלום חודשי קבוע עבור התקנת המרכזיה בשרת חיצוני ושימוש בשירות.

גמישות

מרכזיה המותקנת במשרדי החברה תאלץ את בעליה לבצע התקנה מחודשת וביצוע הגדרות מחדש בכל שינוי של חדר, משרד או מעבר מקום. כמו כן, היא אינה מאפשרת לעובדים לעבוד מהבית או מבחוץ. דבר שנחוץ מאד בתקופה בה אנו חיים כאשר אנשים מבקשים גמישות בעבודה וחברות רבות מעסיקות סוכני שטח ועובדים חיצוניים. מרכזיה בענן מאפשרת גמישות מירבית בכל שינוי מיקום, סינכרון בין סניפים, אפשרות עבודה מרחוק, העברה וניתוב שיחות בין מחלקות בקלות ויעילות לכל מקום בארץ או בעולם.

מרכזיה בענן - שיפור חווית לקוח

שיפור השירות- בעידן בו כולם מנסים ליצור חוויה ללקוח ויחס אישי, שירות מהיר זה דבר בסיסי. מרכזיה בענן מאפשרת לשלב אפשרויות שונות כאשר אין מענה בשלוחה המבוקשת. הנמען יכול לקבל את ההודעה הקולית מהלקוח למייל או אפילו באמצעות SMS לטלפון הנייד, כך שהוא יכול לדעת על כל לקוח שהתקשר גם כשאינו במשרד ולחזור אליו או לשלוח לו מייל. בנוסף המרכזיה מאפשרת מעבר משלוחה לשלוחה לנציג פנוי בצורה מהירה מבלי שהלקוח יאלץ להמתין זמן רב או שהשיחה תתנתק.

תכונות משלימות

המרכזיה מגיעה עם תכונות משלימות המאפשרות להקליט שיחות ולאחסן אותם בשרת חיצוני. מרכזיה בענן אף מאפשרת לבצע שיחות ועידה עם מספר רב של משתתפים בו זמנית, מכל מקום בעולם ללא צורך בהתקנת תוכנה מיוחדת או תשלום נוסף.

מעבר קל בין ספקים

קיימות חברות רבות שמספקות שירות מרכזיה בענן. כך שאם בעל העסק אינו מרוצה מספק אחד, הוא יכול בקלות לעבור בין ספקים ללא צורך ברכישת טלפונים חדשים. מרבית טלפוני ה SIP מתאימים לכל המרכזיות ולכן המעבר בין הספקים השונים יעשה ללא בעיה. כל מה שצריך לדעת לפני שרוכשים פתרון של מרכזיה בענן.

אבטחת מידע

החשיבות של אבטחת המידע מפני האקרים ידועה ומוקפדת מאד בימים אלו. שמירה על רמה גבוהה של ביטחון המידע יכול לחרוץ גורלות של חברות גדולות וקטנות. כאשר מחפשים פתרון של מרכזיה בענן יש לתת את הדעת לחשיבות הצפנת השיחות ואבטחת המידע שעובר דרכם. שיחה פנים ארגונית או כזו שמתבצעת מול לקוח דרך מרכזיה בענן צריכה להיות מוצפנת כדי למנוע האזנות ולהישמר במאגר מאובטח מאד למניעת חדירת האקרים. גם הגישה למאגרי המידע צריכה להיות מאובטחת, בייחוד כאשר מדובר בשיחות מכירה בהם נמסרים פרטים אישיים ופרטי אשראי.

הרשאות

מרכזיה בענן דורשת גישה למאגר נתונים שנשמר, ליצירת שלוחות חדשות, לביצוע שינויי הקלטות ועוד. כמו כן כאשר קיימת מצבת עובדים משתנה או ניוד של עובדים מידי תקופה. חייבים לדעת כיצד להגדיר את ההרשאות הנדרשות לכל עובד כדי למנוע תקלות ושירות לקוי. יש לקבל גישה להגדרת ההרשאות והדרכה מקיפה על ניהול המרכזיה. חשוב לבחור בחברה שנותנת תמיכה מקיפה לניהול המרכזיה ולקבל את ההרשאות המתאימות לצרכי הארגון המשתנים.

מרכזיה בענן - להיות וירטואלית בכל מקום

העברת שיחות מתקדמת- חשיבות שיפור השירות ללקוח מחייבת שימוש בכלים למענה מהיר. לפני שמבקשים לרכוש פתרון של מרכזיה בענן יש לברר את מכלול התכונות הקיימות והתאמתם לצרכי העסק. דוגמא לתכונה שמרכזיה בענן יכולה לתת כערך מוסף זה שירות לשיפור זרימת השיחות. יש מגוון כלים לשיפור זרימת השיחות בטכנולוגיית ענן כדוגמת מעבר דואר קולי לדואר אלקטרוני המאפשר לעובד הנגשת מידע על שיחות נכנסות לנייד או למחשב ושמירה על רמת שירות גבוהה. חשוב להבין שחזרה מהירה ללקוח בונה אמון ושיחה שננטשה יכלה להיות עסקה פוטנציאלית בעלת משמעות רבה לארגון.

התאמה מלאה לצרכי הארגון

לכל ארגון יש צרכים שונים. אף ארגון אינו דומה למשנהו ולכן יש להתאים את התכונות של המרכזיה לצרכים האישיים של הארגון בצורה מדוייקת. כיום קיימים שירותים משלימים ותכניות לטלפונים המציעים פתרונות מגוונים כדוגמת חיבור לאפליקציה, ניתוב שיחות אוטומטי, מוזיקת המתנה נעימה ועוד. לא כל ארגון צריך את כל התכונות ולכן חשוב להגדיר מראש את צרכי הארגון כדי לקבל את המוצר המתאים. ישנם ארגונים שיוכלו להסתדר מצויין עם דגם פשוט של מרכזיה ותוכנת ניהול לקוחות בסיסית ולא מסורבלת.

למי מתאימה מרכזיה בענן?

ארגון קטן, בינוני או גדול המעוניין לייעל את העבודה מול הלקוח ובתוך הארגון ירכוש מרכזיה בענן מתקדמת התומכת בחדשנות ובפונקציות המייעלות את פעילות הארגון. ארגון המעוניין לחסוך בעלויות, לחסוך בכח אדם, במקום ובמשאבים. אז אם החלטתם לקחת את העסק מספר צעדים קדימה, דעו שהתקנת פתרון של מרכזיה בענן היא פשוטה מאד. אין צורך בהשבתה של הארגון גם אם הוא גדול, אך יש צורך להגדיר מראש את הציפיות הנדרשות. אם תבקשו שהלקוח יאזין למוזיקת המתנה נעימה או יעבור לנציג פנוי בהתאם לשלוחה מבוקשת, באיזה אופן הוא יקבל מענה ולאן הוא יופנה כאשר העסק סגור. כל בית עסק מכיר את הלקוחות שלו ויודע מה יהיה נכון עבורם ומה יהיה נכון עבור העובדים והעסק. המרכזיה כאמור, מקנה יתרון ברור ומאפשרת בניית מאגר לקוחות נאמן ויציב לאורך זמן .