מאמר זה, נבחן את התכונות והיתרונות השונים של נתב השיחות שכל מרכזיה בענן מתהדרת בו. כמו גם כיצד הוא יכול לעזור לעסקים בכל הגדלים. נדבר גם על איך זה עובד, מה מייחד אותו מפתרונות ניתוב שיחות אחרים, ולמה זה חלק חשוב מתוכנית התקשורת של כל עסק.
איך זה עובד?
הנתב נועד להפוך את תהליך ניתוב השיחות לקל ומהיר יותר עבור עסקים ולקוחותיהם כאחד. נתב שיחות פועל על ידי שליחת שיחות למספר טלפון וירטואלי (Virtual DID Number), אשר נשלח לאחר מכן לאדם או המחלקה הנכונים בהתבסס על כללים שכבר הוגדרו במערכת.
כח מחשוב ענן משמש כדי לגרום לנתב השיחות לעבוד. זהו פתרון מבוסס תוכנה ששולח שיחות לאדם או למחלקה הנכונים על גבי רשת האינטרנט. ניתן להגדיר כללי ניתוב בעסק על סמך דברים כמו שעה ביום, מיקום ומחלקה.
ברגע ששיחה נשלחת לאדם או למחלקה הנכונים, אותו אדם או מחלקה יכולים לענות עליה מכל מקום, במשרד או בדרכים.
מה עושה נתב שיחות וירטואלי?
לנתב השיחות יש הרבה תכונות שהופכות ניתוב שיחה לקל ויעיל יותר. כמה מהתכונות החשובות ביותר הן:
כללי ניתוב: עסקים יכולים להשתמש בנתב שיחות כדי להגדיר כללי ניתוב משלהם על סמך דברים כמו שעה ביום, מיקום ומחלקה. כתוצאה מכך שיחות תמיד תועברנה לאדם או המחלקה הנכונים - לא משנה היכן הם נמצאים.
תור שיחות: אם כל הסוכנים או המחלקות עסוקים, המערכת יכולה להכניס שיחות נכנסות לתור ולהשמיע הודעה או מוזיקה עד שמישהו פנוי לקבל את השיחה.
מענה קולי אינטראקטיבי (IVR): עסקים יכולים להשתמש בנתב שיחות כדי להגדיר מערכת IVR אוטומטית המאפשרת למתקשרים לעשות דברים כמו ללחוץ על מספר כדי להתחבר למחלקה מסוימת או להשאיר הודעה.
ניתוח שיחות: המערכת נותנת לעסקים ניתוח שיחות מפורט, כגון משך השיחות, מספר השיחות ומשך הזמן שלוקח לטפל בשיחות. ניתן להשתמש במידע זה כדי לשפר את אופן הניתוב ואת אופן הטיפול בלקוחות.
יתרונות וחסרונות של מערכת IVR
הנתב שלנו יכול לעזור לעסקים בכל הגדלים בדרכים רבות, כגון:
נתב שיחות וירטואלי מוודא ששיחות יישלחו תמיד לאדם או למחלקה הנכונים בצורה המהירה ביותר. כל זאת בכדי שהלקוח ימתין כמה שפחות על קו הטלפון, הוירטואלי. ובעצם כך עוזר לעסקים לחסוך זמן וכסף על ידי אוטומציה של תהליך ניתוב השיחות.
מדרגיות: נתב שיחות וירטואלי קל לעסקים להוסיף או להסיר סוכנים או מחלקות לפי הצורך מכיוון שהוא מאוד גמיש.
חסכוני: נתב שיחות וירטואלי הוא פתרון שיכול לחסוך לעסקים כסף על מערכות טלפון מסורתיות והוא גם חסכוני.
ניידות: סוכנים יכולים לקבל שיחות מכל מקום עם נתב שיחות, מה שמקל על העבודה מהבית או בדרכים.
הקלטת שיחות
הקלטת שיחות היא תכונה הזמינה עם נתב שיחות וירטואלי. תכונה זו מאפשרת לעסקים להקליט שיחות נכנסות ויוצאות למטרות אבטחת איכות, תאימות והדרכה. השיחות המוקלטות מאוחסנות בצורה מאובטחת בענן וניתן לגשת אליהן, להשמיע ולהורידן כקובץ קולי בכל עת. ניתן להפעיל הקלטת שיחות עבור כל השיחות או עבור מספרים או מחלקות ספציפיות.
עסקים יכולים גם להגדיר הקלטת שיחות אוטומטית בהתבסס על כללים מוגדרים מראש או הקלטה לפי דרישה באמצעות פקודת לוח מקשים במהלך השיחה. תכונת הקלטת השיחות תואמת לתקנות התעשייה כגון PCI-DSS, HIPAA ו-GDPR.
זה כולל גם תכונות מתקדמות כגון תיוג שיחות, רישום הערות ופונקציונליות חיפוש כדי לעזור לעסקים למצוא ולנהל בקלות את השיחות המוקלטות שלהם.
הקלטת שיחות יכולה לספק לעסקים תובנות חשובות לגבי תהליכי התקשורת שלהם, לעזור להם לזהות תחומים לשיפור ולהבטיח עמידה בתקנים. הקלטת שיחות עם נתב שיחות וירטואלי מאפשר לכל עסק לשפר את אסטרטגיית ניתוב השיחות שלהם ולספק שירות לקוחות טוב יותר.
נתב שיחות הוא כלי חובה לעסקים שרוצים לפשט את אופן ניתוב השיחות ולשפר את שירות הלקוחות. יש לו מספר תכונות, כגון כללי ניתוב הניתנים להתאמה אישית, תור שיחות, IVR וניתוח שיחות, שנועדו להפוך את ניתוב השיחות למהיר ויעיל יותר. עסקים יכולים לחסוך כסף במערכות טלפון מסורתיות ולשפר את חווית הלקוח עם נתב שיחות וירטואלי.
מה שונה בנתב שיחות וירטואלי?
ישנן כמה דרכים שבהן נתב שיחות וירטואלי שונה מפתרונות ניתוב שיחות אחרים.
ראשית, הוא מבוסס ענן לחלוטין, מה שאומר שעסקים לא צריכים שום חומרה או תשתית כדי להתחיל. זה מקל על עסקים לצמוח או להתכווץ לפי הצורך מבלי לרכוש ציוד יקר.
שנית, נתב שיחות וירטואלי ניתן לשינוי בדרכים רבות. ניתן להגדיר כללי ניתוב בהתבסס על מגוון רחב של גורמים, כגון שעה ביום, מיקום ומחלקה. זה מבטיח שהשיחות יעברו לאדם או למחלקה הנכונים בכל פעם, גם אם הם עובדים מהבית או באזור זמן אחר.
לבסוף, לנתב שיחות וירטואלי יש תכונות כמו תור שיחות ו-IVR החורגות מעבר לניתוב שיחות בסיסי. תכונות אלו עוזרות לעסקים להעניק ללקוחותיהם חוויה טובה יותר ולחסוך בזמן המתנה על הקו.
כיצד טלפוניה בענן יכולה לעזור לעסקים?
הנתב מושלם לעסקים בכל הגדלים שרוצים לשפר את אופן קבלת השיחות ולהעניק שירות לקוחות טוב יותר.
זה מועיל במיוחד לעסקים עם צוותים מרוחקים או יותר ממיקום אחד, מכיוון שהוא יכול לנתב שיחות לסוכנים או למחלקות לא משנה היכן הם נמצאים. זו גם אפשרות טובה לעסקים שרוצים לחסוך בהוצאות תקשורת.
איך אני מתחיל להשתמש בתוכנה?
קל לשימוש בפעם הראשונה. הרשמה לשירות ובחירת מספר טלפון וירטואלי היא כל מה שעסק צריך לעשות. לאחר מכן, הם יכולים להגדיר כללים לניתוב ולעדכן את המערכת כך שתתאים לצרכים שלהם. נגיש לשימוש ועסקים יכולים לשלוט בו מכל מקום עם חיבור לאינטרנט.
סיכום
מערכת טלפוניה בענן המאגדת בתוכנה גם את נתב השיחות הנה פתרון קל להגדרה ולניהול ובמחיר סביר וניתן להרחבה.
זהו כלי חשוב לעסקים שרוצים לשפר את התקשורת שלהם ולהקדים את המתחרים. יש לו תכונות כמו כללי ניתוב הניתנים להתאמה אישית, תור שיחות, IVR וניתוח שיחות.