מערכת קליטת חשבוניות אוטומטית תחסוך מכם זמן והרבה מאד כסף

קניות אונליין וחשבונות אלקטרוניים נפוצים בעולם המהיר של היום. זה נוח, אבל זה גם מקשה על אנשים עם הפרעות קשב, כמוני. כאחד שמחזיק יותר מתיבת דואר אלקטרונית אחת קשה לי לעקוב אחר חשבוניות, לארגן אותם ולוודא שהם מוגשים לרואה החשבון בזמן.

זה מוביל לטעויות, איחור בתשלומים ובעיקר הפסדים של לא מעט כסף אשר הולך למס הכנסה. מערכת קבלת החשבוניות האוטומטית התבררה כמשנה את חוקי המשחק עבור אנשים כמוני שהם עצמאים. התוכנה מאפשרת לנו להתמקד בדברים שבאמת חשובים לנו – פיתוח העסק.

אוטומציה של תהליך קבלת החשבוניות

מערכת קבלת החשבוניות האוטומטית מאפשרת לי להתמקד בחלקים החשובים ביותר של העסק שלי במקום להתעסק בניירת. על ידי חיבור מערכת זו למייל שלי, היא מחפשת, מאתרת ושולפת באופן מיידי מידע חשוב מכל חשבונית הוצאה, כגון החשבונית האחרונה של בזק ו סלקום, חשבוניות בזק בינלאומי, חשבוניות מע"מ ועוד.

כך אני פוטר את עצמי מהצורך בהזנת נתונים ידנית ובעיקר כשהמחשבים נכנסים לעבודה במקום בני האדם – אין מקום לטעויות. וגם אם מתגלה טעות - זה בטוח טעותו של המתכנת שכתב את הקוד.

שליפה וארגון קל של חשבונות

אחד הדברים הטובים ביותר במערכת הוא שהיא יכולה להכניס אוטומטית חשבוניות לקטגוריות ולארגן אותן.

חיפוש חשבוניות הפך מסיוט לכמה קליקים, בין אם זה החשבון האחרון מבזק או החשבונות הרגילים של סלקום. התכונה הזו חסכה לי הרבה זמן ומאמץ בכל הנוגע לטיפול בחשבוניות והפכה את העסק להרבה יותר פרודוקטיבי.

אינטגרציה חלקה עם ספקים

הדרך שבה אני עובד עם ספקי העסק כמו בזק, פרטנר, סלקום ואחרים השתנתה לבלי היכר כתוצאה מכך שהכל מסודר במערכת ובעיקר אוטומטי. המערכת פועלת כגשר, מתחברת לדואר האלקטרוני שלי ושולפת משם את כל הנתונים באופן אוטומטי להפליא. זה אומר שאני לא צריך לשמור מסמכי PDF אחד אחד במחשב, ליצור ספריות לפי חודשים ואז להתחיל לחפש פתרון עבור שליחה מהירה של הקבצים לרואה החשבון שלי.

נראות וניתוח פיננסיים טובים יותר

קליטת חשבוניות אוטומטית לא רק מקלה על קבלה וארגון ההוצאות של העסק, בנוסף מוצג לי מידע שימושי על המצב הפיננסי של העסק. מצב זה מאפשר לי לראות את הוצאות העסק בזמן, כך שאני עוקב ומנתח את ההוצאות שלי, מוצא דרכים יצירתיות לחסוך כסף ומקבל החלטות פיננסיות חכמות. עם גישה לרשומות וניתוחים מפורטים, אני לומד עוד על מצב העסק מבחינה פיננסית, מזהה מגמות ומתכנן צמיחה עתידית.

דוח מע"מ

הגשת דוח מע"מ חודשי יכולה להיות עבודה קשה, במיוחד אם צריך להתמודד עם מספר חשבוניות וניירת הקשורה למע"מ. אך כאשר חשבוניות נשלחות למערכת באופן אוטומטי, חשבוניות מע"מ רגילות נאספות על ידי התוכנה ותשלום המסים הופך יותר קל. כל המידע הדרוש נשמר בענן דבר המקל על אופן החישוב ושמירה על כללי המס.

אינטגרציה עם תוכנת הנהלת חשבונות

שיטת קבלת החשבוניות האוטומטית עובדת לרוב היטב עם תוכנות הנהלת חשבונות פופולריות כמו חשבונית ירוקה, iCount ודומותיהן – דבר המקל על ניהול הכסף שלי אפילו יותר. אינטגרציה זו מאפשרת לי העברת נתוני חשבוניות באופן אוטומטי ישירות אל רו"ח של העסק, בין אם למייל שלו או שליחת קישור אל דרופבוקס או גוגל דרייב. מסיר את הצורך בהורדה ושמירה ידנית ומוריד את הסיכון לטעויות. על ידי סנכרון המידע על החשבוניות עם תוכנת הנהלת החשבונות, אני שומר רישומים פיננסיים מדויקים ומעודכנים.

מאפיינים

התממשקות למערכת פשוטה מאד. בכמה קליקים כל ההוצאות של העסק, עד שנתיים אחורה – נמשכים ישירות מתיבת המייל. ניתן להוסיף כמה תיבות דואר אלקטרוני – בהתאם לחבילה החודשית אליה הצטרפתם.

דשבורד - מסך ראשי

במסך זה ישנו בר התקדמות בו ניתן ליצור את הדוח הראשון, לחבר תיבות מייל, לחבר חשבון וואטסאפ לקליטת חשבוניות מודפסות, להוסיף ולצפות במסמכים. כמו כן ניתן לחבר חשבון גוגל דרייב או דרופבוקס ולמשוך חשבוניות שנתיים אחורה.

ניהול מסמכים

זהו המסך המרכזי בו מרוכזים כל החשבוניות שנמשכו מכל תיבות הדואר האלקטרוני המחוברים לחשבון. ניתן לפלטר לפי תאריך, סטטוס, יישות, מקור המסמך, סטטוס תשלום, ספק וקטגוריה.

דוחות

בעמוד זה ניתן להוריד דוחות מסודרים בכמה וכמה פורמטים. בדוח זה נרשמים כל ההוצאות של העסק לפי התאריכים בהם בחרתם. סמכו עלי, רואה החשבון שלכם יודה לכם מאד על פיצ'ר זה.

קטגוריות

פלוס נוסף הנו האפשרות להפריד בין הוצאות עסקיות והוצאות פרטיות. ברגע שבחרתם חשבונית כפרטית כל החשבוניות מאותו רגע ייגרעו מהדוח לרואה החשבון ויישמרו תחת ספרייה אחרת.

תיבות מייל

מסך נוסף להוספת כתובות דואר אלקטרוני למשיכת חשבוניות אוטומטית.

חשבוניות נייר

פיצ'ר מדהים נוסף הנו האפשרות להעביר לדיגיטל חשבוניות וקבלות מודפסות. ברגע יצירת החשבון המערכת תשלח אליכם הודעת אימות ב SMS. ברגע שתאשרו אותה מיד יופיע בחשבון הוואטסאפ שלכם הסוכן הדיגיטלי. בכל פעם שתצלמו מסמך ותשלחו זאת בוואטסאפ הוא יופיע בחשבון.

טיפ: בכדי למקסם את איכות התמונה אני ממליץ לכם להשתמש באפליקציית Cam Scanner

פורטלים

ניתן להתקין תוסף כרום בפורטלים הנתמכים כרגע אמזון, איביי וגם וולמארט. התוסף ימשוך אוטומטית חשבוניות מהחשבון שלכם.

התממשקות אל חשבונית ירוקה

עובדים עם תוכנת חשבוניות? כמעט בטוח שכן. בשני קליקים תוכלו לשלוח את כל ההוצאות אל חשבונית ירוקה. ההוצאות תופענה אוטומטית תחת לשונית הוצאות בחשבונית ירוקה. באותו האופן ניתן להתממשק אל QuickBooks, Freshbooks, iCount, Xero ו Takzivit.

שליחת המסמכים לרואה החשבון

ניתן להוסיף את כתובת המייל של רואה החשבון שלכם והוא יקבל הזמנה להצטרף לשירות. רו"ח יקבל גישה לניהול ישיר של המסמכים שלכם.

שמירת סודיות, אבטחת מידע ופרטיות

אבטחה ופרטיות הם הדברים החשובים ביותר בעבודה עם מידע פיננסי רגיש. מערכת אמינה לקבלת חשבוניות אוטומטית מציבה את אבטחת המידע בראש סדר העדיפויות שלה. החברה משתמשת בתקן הצפנה חזק ומתקדם ביותר ושומרת בקנאות על המידע הנצבר בשרתיה. 

כמו כן, רוב המערכות פועלות לפי כללי פרטיות חזקים, מה שמוודא שהמידע שלי יטופל בהתאם לחוקים ולכללים. כעצמאי עם בעיות ADHD, קשה לי מאד לעקוב אחר העלויות העסקיות בעידן הדיגיטלי.

אבל עכשיו, כשישנן מערכות המעבירות לאוטומציה חלק גדול מניהול העסק אני ישן בשקט בלילה. כעת אני רגוע, סמוך ובטוח שכל ההוצאות שלי יוגשו לרואה החשבון ואני אשלם בדיוק את מה שאני צריך לשלם. מערכת לקליטת חשבוניות אוטומטית מגבה אותי בכל רגע.

אמצו את מערכת קבלת חשבוניות אוטומטית, השתמשו בתכונותיה והחזירו את השליטה על עלויות העסק. על ידי כך, נחסך ממני שעות לא מעטות בחודש שאותו אני יכול לנצל לצמיחה אישית ועסקית.

_{< ---- טופס וואטסאפ}